5.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn
5.2.1 Hội đồng quản lý
Hội đồng quản lý gồm các thành viên do Chủ tịch Hội Khoa học và Kỹ thuật về Tiêu chuẩn và Chất lượng Việt Nam cử đại diện trên cơ sớ vốn góp và thành viên từ vốn xã hội hóa.
Hội đồng quản lý có trách nhiệm:
– xem xét, phê duyệt định hướng hoạt động của Viện;
– giám sát hoạt động của Viện về chuyên môn, tài chính, tổ chức.
5.2.3 Ban lãnh đạo -Viện trưởng

Viện trưởng là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Viện mà không phải chịu sự phê duyệt của bất kỳ tổ chức, cá nhân nào khác và có trách nhiệm, quyền hạn chính như sau:

a) Xây dựng chính sách liên quan đến hoạt động của tổ chức công nhận;
b) Giám sát việc thực hiện các chính sách, quá trình và thủ tục.
c) Giám sát tài chính của tổ chức công nhận;
d) Xây dựng hoặc chấp nhận các hoạt động đối với chương trình theo đó tổ chức cung cấp công nhận.
e) Phê duyệt chứng chỉ, quyết định công nhận, đình chỉ, hủy bỏ, mở rộng, thu hẹp phạm vi công nhận theo quy định của VACI.
f) Kết quả thực hiện quá trình đánh giá và công nhận.
g) Đáp ứng khiếu nại và yêu cầu xem xét lại một cách kịp thời.
h) Các thỏa thuận hợp đồng.
i) Cung cấp nguồn lực thỏa đáng.
j) Khi cần, ủy quyền cho các ban hoặc cá nhân thực hiện các hoạt động xác định với danh nghĩa của lãnh đạo cao nhất.
k) Đảm bảo tính khách quan.
l) Phê duyệt hệ thống tài liệu VACI.
m) Quyết định bổ nhiệm các thành viên Ban kỹ thuật, các vị trí khác để thực hiện các nhiệm vụ khác thay cho Viện trưởng.
o) Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các vị trí quản lý khác.
p) Tuyển dụng lao động, ký hợp đồng lao động và chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Luật lao động.

5.2.4 Các ban tham gia vào quá trình công nhận

5.2.4.1 Chức năng, nhiệm vụ chính của các ban tham gia vào quá trình công nhận.

-Tham gia thiết lập và triển khai các chương trình công nhận mới, mở rộng các chương trình công nhận, đánh giá về sự phù hợp của các chương trình đánh giá sự phù hợp;
– Thảo luận các vấn đề kỹ thuật liên quan đến đánh giá CAB; chuẩn bị các khuyến nghị; tham gia góp ý các dự thảo hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật trong lĩnh vực công nhận và đánh giá sự phù hợp;
– Đánh giá năng lực kỹ thuật của chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá kỹ thuật và chuyên kỹ thuật.
– Soạn thảo các khuyến nghị cho tổ chức công nhận liên quan đến việc ra quyết định công nhận, giải quyết các khiếu nại và kháng nghị về các khía cạnh kỹ thuật của các vấn đề đang được xem xét;
– Tham gia chuẩn bị báo cáo chuyên môn về các vấn đề được yêu cầu từ tổ chức công nhận, cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực công nhận và đánh giá sự phù hợp.

5.2.4.2 Tổ chức và hoạt động của các ban

a) Hội đồng công nhận
Hội đồng Công nhận là tổ chức tư vấn về các vấn đề liên quan đến tính khách quan và giám sát việc đảm bảo tính khách quan trong hoạt động công nhận của VACI.
Chức năng và nhiệm vụ chính của Hội đồng Công nhận bao gồm:

• Tư vấn cho Viện về các vấn đề ảnh hưởng đến sự tin cậy, tính khách quan trong quá trình thực hiện hoạt động nhận và đảm bảo khách quan trong các hoạt động khác của Viện.

• Tư vấn xây dựng chính sách và định hướng phát triên cho Viện;

• Tư vấn xây dựng mục tiêu, kế hoạch hoạt động đế thực hiện định hướng và chính sách của Viện;

• Tư vấn, giám sát việc thực hiện các thủ tục và các quy định có liên quan trong hoạt động công nhận của Viện.

• Tham gia giải quyết các khiếu nại, kháng nghị theo yêu cầu của Viện trưởng.

Hội đồng Công nhận được thành lập và tổ chức hoạt động theo VACI.R4.4.5 Quy định về Hội đồng công nhận.
b) Ban Kỹ thuật Công nhận.
Ban kỹ thuật công nhận (cách gọi khác là Ban thẩm xét) là tổ chức tập thể do Viện trưởng VACI thành lập phù hợp với từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể giúp Viện trưởng đảm bảo tính công bằng, khách quan trong hoạt động ra quyết định công nhận. Thành viên ban kỹ thuật công nhận là các cá nhân am hiểu lĩnh vực công nhận tương ứng thử nghiệm, xét nghiệm, hiệu chuẩn, chứng nhận, giám định đồng thời có kiến thức và kinh nghiệm trong quản lý chất lượng, hiểu về các tiêu chuẩn và các yêu cầu áp dụng cho hệ thống quản lý trong lĩnh vực tương ứng, hiểu biết về hệ thống pháp luật Việt Nam.
Thẩm quyền và nhiệm vụ:
Xem xét các tài liệu về đánh giá năng lực  của các tổ chức đánh giá sự phù hợp theo từng chương trình công nhận và đưa ra các đề nghị liên quan đến việc công nhận gồm:
– Xác nhận năng lực để đề nghị công nhận, công nhận mở rộng và công nhận lại tổ chức đánh giá sự phù hợp;
– Xác nhận năng lực là kết quả của giám sát để duy trì hiệu lực công nhận;
– Đề nghị đình chỉ hoặc hủy bỏ (một phần hoặc toàn bộ) phạm vi công nhận;
– Từ chối cấp công nhận;
Việc thành lập và tổ chức hoạt động của (các) Ban Kỹ thuật được thực hiện theo VACI.R7.7 Quy định về Ban kỹ thuật công nhận.

5.2.5 Phòng hành chính tổng hợp

Phòng Hành chính tổng hợp có Trưởng phòng do Viện trưởng bổ nhiệm.
Phòng Hành chính có các nhiệm vụ:
a) Đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hoạt động của Văn phòng thông suốt hiệu quả.
b) Giúp việc cho Viện trưởng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong phạm vi được giao, ghi và lưu biên bản trong những cuộc họp do Viện tổ chức.
c) Tổ chức tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự Văn phòng.
d) Tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo.
e) Quản lý điều xe, đưa đón chuyên gia đánh giá theo yêu cầu của công việc.
f) Quản lý con dấu, quản lý công tác văn thư, lưu giữ.
g) Tham gia khiếu nại, phàn nàn khi được phân công.
h) Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Viện trưởng.

5.2.6 Phòng dịch vụ khách hàng

Phòng DVKH có trưởng phòng do Viện trưởng bổ nhiệm.
Chức năng nhiệm vụ của phòng DVKH như sau:
a) Thỏa thuận hợp đồng và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện thủ tục đăng ký công nhận, đào tạo (nếu có).
b) Lập kế hoạch kinh doanh trình Giám đóc phê duyệt, triển khai phát triện dịch vụ kinh doanh.
c) Triển khai phát triển thị trường đối với các dịch vụ mới.
d) Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Viện trưởng.

5.2.7 Phòng Nghiệp vụ 1, 2 (phòng Công nhận)
a) Tổ chức, triển khai hoạt động cung cấp dịch vụ đánh giá Công nhận;
b) Quản lý hoạt động của chuyên gia đánh giá;
c) Tiếp nhận hồ sơ đăng ký Công nhận;
d) Lập hồ sơ đề nghị phê duyêt chuyên gia cho các chương trình công nhận.
e) Thẩm xét tính phù hợp của hồ sơ đề nghị đánh giá. Ra văn bản từ chối công nhận;
f) Lập phiếu đề xuất công nhận, đình chỉ, mở rộng, thu hẹp, thu hồi lên Viện trưởng.
g) Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Viện trưởng.